Návod · Daně · 19. 10. 2026
Evidence příjmů a výdajů OSVČ: co vést a v jaké aplikaci
„Co vlastně musím evidovat?“ je otázka, kterou si jako OSVČ kladu pokaždé, když se blíží daňové přiznání. Odpověď závisí na tom, jak uplatňujete výdaje: skutečné výdaje znamenají daňovou evidenci, výdajový paušál jen záznamy o příjmech a pohledávkách, paušální daň skoro nic. V článku shrnuji, co přesně říká zákon, kdy se skutečné výdaje vyplatí a v jaké aplikaci evidenci vést bez šanonů.
Nejde o daňové poradenství. Text vychází ze znění zákona o daních z příjmů ověřeného 19. 10. 2026. U konkrétní situace se poraďte s daňovým poradcem nebo účetní.
Tři režimy, tři různé povinnosti
Jako OSVČ máte pro daň z příjmů v zásadě tři cesty. Rozsah evidence se mezi nimi výrazně liší:
| Režim | Co musíte evidovat | Zákon |
|---|---|---|
| Skutečné výdaje (daňová evidence) | Příjmy a výdaje v členění pro základ daně, majetek a dluhy; inventura k poslednímu dni roku | § 7b ZDP |
| Výdajový paušál (60 %, 40 % …) | Záznamy o příjmech a evidence pohledávek; výdaje se nedokládají | § 7 odst. 7 a 8 ZDP |
| Paušální daň | Daňové přiznání ani evidence výdajů pro daň z příjmů nejsou třeba; při příjmech s různým procentem výdajů vedete záznamy o příjmech kvůli pásmu | § 7a ZDP |
Paušální daň podrobně rozebírám v článku Paušální daň pro OSVČ: pásma a limity. Dál se budu věnovat hlavně prvním dvěma režimům.
Co obsahuje daňová evidence
Pokud nevedete účetnictví a uplatňujete skutečné výdaje, vedete podle § 7b zákona o daních z příjmů daňovou evidenci. Zákon nepředepisuje konkrétní formulář, jen obsah. Evidence musí zachytit:
- Příjmy a výdaje v členění potřebném pro zjištění základu daně – v praxi peněžní deník.
- Majetek a dluhy – pohledávky (nezaplacené vystavené faktury), závazky, hmotný majetek, zásoby, peníze na účtu a v pokladně.
- Inventuru k poslednímu dni roku – zjištění skutečného stavu zásob, majetku, pohledávek a dluhů a zápis o něm (§ 7b odst. 4).
Důležitý detail: v daňové evidenci se výdaj obvykle projeví až ve chvíli, kdy ho skutečně zaplatíte. Faktura přijatá v prosinci a zaplacená v lednu tak typicky patří do dalšího roku. Proto je u každého výdaje klíčové evidovat i datum úhrady, nejen datum vystavení.
Výdajový paušál: co evidovat i tak
Výdajový paušál (§ 7 odst. 7 ZDP) nahrazuje skutečné výdaje procentem z příjmů. Procento i strop závisí na druhu činnosti:
| Paušál | Druh příjmu | Max. výdaje |
|---|---|---|
| 80 % | Řemeslné živnosti, zemědělství, lesní a vodní hospodářství | 1 600 000 Kč |
| 60 % | Ostatní živnosti (volné, vázané, koncesované) | 1 200 000 Kč |
| 40 % | Jiné příjmy ze samostatné činnosti (např. svobodná povolání, autorské příjmy) | 800 000 Kč |
| 30 % | Nájem majetku zařazeného v obchodním majetku | 600 000 Kč |
Stropy odpovídají příjmům 2 000 000 Kč – nad touto hranicí se už výdaje nezvyšují. Paušál přitom neznamená „žádnou evidenci“. Podle § 7 odst. 8 musíte vždy vést záznamy o příjmech a evidenci pohledávek. Obojí za vás udělá fakturační aplikace, pokud v ní vystavujete všechny faktury a označujete úhrady.
Pozor na jednu věc: způsob uplatnění výdajů procentem z příjmů nelze zpětně měnit. Když podáte přiznání s paušálem, dodatečně na skutečné výdaje nepřejdete.
Kdy se vyplatí skutečné výdaje
Jednoduché pravidlo: skutečné výdaje dávají smysl, když jsou vyšší než paušál. Příklad: máte volnou živnost a roční příjmy 800 000 Kč. Paušál 60 % vám uzná výdaje 480 000 Kč. Pokud jste reálně utratili za podnikání víc – nájem dílny, vybavení, auto, subdodavatele – skutečné výdaje sníží základ daně víc.
U IT freelancera nebo konzultanta s notebookem a pár předplatnými je to obvykle naopak a paušál vychází lépe. Nižší základ daně se navíc promítá i do pojistného, takže rozdíl je třeba posuzovat komplexně.
Můj tip: sbírejte doklady vždy, i když plánujete paušál. V březnu pak porovnáte obě varianty na reálných číslech, ne odhadem. Postup podání popisuji v článku Daňové přiznání OSVČ online.
Jak dlouho doklady schovávat
Daňovou evidenci musíte podle § 7b odst. 5 ZDP uchovávat za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Podle daňového řádu jde základně o 3 roky od konce lhůty pro podání přiznání, lhůta se ale v některých situacích (např. při kontrole nebo dodatečném přiznání) prodlužuje. Pokud jste plátce DPH, doklady k DPH archivujete 10 let – viz článek o registraci k DPH.
Prakticky to znamená: nic nemažte a držte doklady na jednom místě. Online aplikace tu má výhodu – přílohy zůstávají u konkrétního nákladu a dají se exportovat.
V jaké aplikaci evidenci vést (stav k 19. 10. 2026)
Tabulka v Excelu stačí, ale fakturační aplikace s evidencí nákladů ušetří hodně času, protože příjmy a pohledávky už v ní máte. Ceny tarifů nechávám na srovnání Fakturoid vs iDoklad vs Vyfakturuj; tady jen to, co se týká evidence výdajů.
iDoklad
Přijaté faktury evidujete v agendě Nákup → Faktury přijaté, úhrady (i částečné) v Nákup → Úhrady. Přijaté faktury lze filtrovat podle data přijetí, splatnosti, data platby nebo štítků. Sám iDoklad se prezentuje jako nástroj, který můžete používat jako jednoduchou daňovou evidenci.
Vyfakturuj.cz
Sekce Náklady eviduje dodavatele (údaje načte podle IČO), datum vystavení a úhrady, způsob platby a daňovou uznatelnost. V bezplatné mobilní aplikaci účtenku vyfotíte a z QR kódu se načte IBAN, VS a částka. Pozor: v tarifu Zdarma lze náklad zadat jen bez přílohy, na placených tarifech je limit přílohy 2 MB.
Fakturoid
Náklady jsou podle nápovědy dostupné v tarifech Na každý den a Na maximum. Doklady nahrajete nebo přepošlete e-mailem do Krabice na náklady; ISDOC robot přečte automaticky, PDF a fotky vytěží AI (pět vytěžení zdarma, další po balíčcích). Umí rozlišit daňové a nedaňové náklady a upozorní na duplicitu.
Detailní srovnání AI čtení dokladů najdete v článku AI na účtenky.
Automatizace sběru dokladů přes Make
Nejvíc dokladů se mi ztrácelo v e-mailu – faktury za hosting, software a telefon chodí jako PDF přílohy. Přes Make si můžete nastavit scénář „e-mail s fakturou → uložit přílohu do složky a zapsat řádek do tabulky“, případně přílohu přeposlat do fakturační aplikace. Evidenci tím nenahradíte, ale nic nezapadne.
Jak takové propojení postavit, ukazuji v návodu Jak propojit fakturaci s bankou a e-mailem přes Make.
Moje měsíční rutina
- Každý doklad hned po nákupu vyfotím nebo přepošlu do aplikace – ne až v březnu.
- Jednou týdně zkontroluji, že každý výdaj má přílohu a datum úhrady.
- Na konci měsíce porovnám výpis z podnikatelského účtu s evidencí: chybí něco?
- Výdaje, které nejsou daňové (osobní nákupy z firemního účtu), si rovnou označím.
- K 31. 12. si zapíšu stav pohledávek, závazků, zásob a majetku – inventura je u daňové evidence povinná.
Časté otázky
Musím jako paušalista evidovat výdaje?
Při výdajovém paušálu výdaje dokládat nemusíte, ale zákon (§ 7 odst. 8 ZDP) vyžaduje záznamy o příjmech a evidenci pohledávek. V paušální dani se evidence výdajů pro daň z příjmů nevede; záznamy o příjmech se vyplatí kvůli hlídání pásma.
Mohu za loňský rok dodatečně přejít z paušálu na skutečné výdaje?
Ne. Podle § 7 odst. 7 ZDP způsob uplatnění výdajů procentem z příjmů nelze zpětně měnit. Rozhodnout se musíte při podání přiznání, proto se vyplatí sbírat doklady průběžně, i když s paušálem počítáte.
Stačí mít doklady jen elektronicky?
V praxi ano – většina OSVČ dnes ukládá PDF a fotky účtenek přímo v aplikaci. Hlídejte, aby byl doklad čitelný, kompletní a dohledatelný po celou dobu archivace. U sporných případů se poraďte s účetní.
Jak dlouho musím daňovou evidenci uchovávat?
Podle § 7b odst. 5 ZDP za všechna období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Ta je podle daňového řádu základně 3 roky a může se prodloužit. Plátci DPH mají pro doklady k DPH lhůtu 10 let.
Umí AI evidenci udělat za mě?
Umí přečíst údaje z faktury nebo účtenky a předvyplnit formulář (Fakturoid to dělá v Krabici na náklady). Kontrolu a rozhodnutí, zda je výdaj daňový, ale nechte na sobě nebo na účetní.
Závěr
Rozsah evidence určuje režim: skutečné výdaje znamenají plnou daňovou evidenci včetně majetku, dluhů a inventury, výdajový paušál záznamy o příjmech a pohledávkách, paušální daň minimum. Ať zvolíte cokoli, doklady sbírejte průběžně a na jednom místě – rozhodnutí mezi paušálem a skutečnými výdaji pak uděláte na reálných číslech.
Pokud evidenci teprve zakládáte, začněte v aplikaci, ve které už fakturujete: iDoklad nebo Vyfakturuj zvládnou přijaté doklady i úhrady. Další daňová témata najdete v kategorii Daně a na blogu.
Zdroje (ověřeno 19. 10. 2026)