Návod · Faktury · 15. 10. 2026
Upomínky faktur pro OSVČ: jak je nastavit automaticky
Fakturu máte vystavenou, QR kód funguje, e-mail odešel – a na účtu pořád nic. U většiny OSVČ nejde o dramatické vymáhání, ale o to, že odběratel fakturu přehlédl. V článku ukážu, jak nastavit automatické upomínky ve Fakturoidu, iDokladu a Vyfakturuj, čím se soft upomínka liší od předžalobní výzvy a jaký rytmus dává smysl bez otravování klienta.
Proč upomínky řešit dřív, než je pozdě
Nezaplacená faktura bolí cashflow i nervy. Ruční kontrola splatností jednou týdně funguje, dokud máte pět odběratelů. Při desítkách dokladů se z toho stane práce navíc – a právě tu umí fakturační služby převzít.
- Připomenutí před splatností – klient ještě stihne zaplatit bez stresu.
- První upomínka po splatnosti – zdvořilé „nezapomněli jste?“ s číslem dokladu a částkou.
- Opakování – když první e-mail zapadl ve schránce.
Upomínka ale není kouzlo. Když nemá kontakt e-mail, když máte špatně párované platby, nebo když klient platit nechce, systém jen pošle zprávu. Párování banky a QR platba (viz QR platba na faktuře) vám ušetří falešné upomínky za už uhrazené doklady.
Soft upomínka a předžalobní výzva nejsou totéž
Běžná e-mailová upomínka z fakturační aplikace není zákonem předepsaná forma. Je to obchodní komunikace: můžete ji poslat hned po splatnosti, upravit tón i počet opakování. Žádný předpis neříká, že musíte poslat dvě upomínky a pak soud.
Jiná situace je předžalobní výzva k plnění podle § 142a občanského soudního řádu. Tu potřebujete hlavně tehdy, když chcete později žádat náhradu nákladů řízení u soudu. Výzvu je třeba dlužníkovi odeslat nejméně 7 dnů před podáním žaloby (na adresu pro doručování nebo poslední známou adresu). Soft upomínka z Fakturoidu nebo iDokladu tuto roli obvykle nenahrazuje – jde o jiný dokument s jiným účelem.
Prakticky: nejprve automatické soft upomínky a telefon. Když nic nepomůže a částka stojí za soud, řešte předžalobní výzvu s právníkem nebo podle aktuálního znění OSŘ. Tento článek není právní radou.
Co umí Fakturoid, iDoklad a Vyfakturuj (stav k 15. 10. 2026)
| Služba | Automatické upomínky | Limit / rytmus | Kde nastavit | Zdroj |
|---|---|---|---|---|
| Fakturoid | Ano (tarify Na každý den a Na maximum); i připomínka před splatností | Max. 3 upomínky po splatnosti, další po 7 dnech; první den nastavíte vy | Nastavení → Emaily → Upravit → Připomínky splatnosti | fakturoid.cz/podpora |
| iDoklad | Ano u běžných faktur (zálohové ručně); spouští se po přihlášení | Max. 10× na fakturu; interval a min. částku nastavíte | Nastavení → E-maily a komunikace | idoklad.cz/podpora |
| Vyfakturuj | Ano, až 3 šablony | Den před / v den / po splatnosti (záporné číslo = před splatností) | Nastavení → Vzhled a nastavení fakturace → E-maily a upomínky | podpora.redbit.cz |
Podrobnější srovnání tarifů je v článku Fakturoid vs iDoklad vs Vyfakturuj a v kategorii Faktury.
Jak zapnout upomínky – krok za krokem
Fakturoid
- Ověřte tarif: automatické upomínky jsou podle oficiální nápovědy na tarifech Na každý den a Na maximum.
- Jděte do Nastavení → Emaily → Upravit → Připomínky splatnosti.
- Zapněte automatické upomínky po splatnosti a nastavte počet dnů od splatnosti pro první e-mail. Další dvě odejdou po týdnu.
- Volitelně zapněte i připomínku před splatností.
- U kontaktů, které nechcete otravovat, vypněte automatiku v Další možnosti u kontaktu. Ruční tlačítko Připomenout na faktuře zůstane.
Fakturoid také umí denní e-mail se seznamem dokladů po splatnosti. Upomínky se neposílají k nedobytným fakturám. Vyzkoušet Fakturoid:
iDoklad
- Otevřete Nastavení → E-maily a komunikace.
- Zatrhněte Zasílat upomínky automaticky a nastavte: kolik dní po splatnosti první upomínka, interval dalších a minimální částku.
- Upravte Šablona upomínky zákazníkovi.
- Na kartě kontaktu musí být e-mail a zatržené Odesílat upomínky.
- Počítejte s tím, že automatika podle nápovědy projde doklady po přihlášení do aplikace – pokud se týdny nepřihlásíte, upomínky neodejdou.
Zálohové faktury iDoklad automaticky neupomíná; ty připomeňte ručně ze seznamu.
Vyfakturuj.cz
- V Nastavení → Vzhled a nastavení fakturace → E-maily a upomínky otevřete sekci Automatické upomínky.
- Nastavte až tři šablony (1., 2., 3. upomínka): odeslat odběrateli / jen vám / neposílat.
- U lhůty zadejte počet dnů: -1 = den před splatností, 0 = v den splatnosti, 2 = dva dny po splatnosti.
- Doplňte předmět, text (proměnné v závorkách) a zda přiložit PDF nebo ISDOC.
- Ručně: v detailu dokladu Poslat → Poslat upomínku.
Bez e-mailu u kontaktu upomínka neodejde – Redbit to v návodu zdůrazňuje.
Jaký rytmus doporučuji OSVČ
Univerzální „správný“ počet neexistuje. Mně se osvědčil klidný scénář, který nepřepálí vztah s klientem:
| Den | Akce |
|---|---|
| 1–2 dny před splatností | Jemná připomínka (pokud to služba umí) |
| 3–5 dní po splatnosti | První soft upomínka |
| +7 dní | Druhá upomínka, o něco formálnější |
| +7 dní | Třetí upomínka + telefon |
| Další krok | Individuální dohoda, případně předžalobní výzva |
U malých částek (stovky korun) klidně interval prodlužte nebo upomínky vypněte filtrem minimální částky (iDoklad to umí nativně). U velkých faktur volejte dřív – e-mail samotný nestačí.
Tip: propojte upomínky s přehledem přes Make
Když chcete mít mimo fakturační aplikaci ještě Slack notifikaci, řádek v tabulce nebo e-mail sobě při každé upomínce, pomůže Make. Fakturoid i další služby mají API / konektory; scénář typu „faktura po splatnosti → zpráva do kanálu“ doplní to, co vestavěná automatika neumí.
Podrobný návod na propojení fakturace je v článku Jak propojit fakturaci s bankou a e-mailem přes Make. Make nepoužívejte jako náhradu vestavěných upomínek – ty jsou jednodušší a méně křehké. Make se hodí na vlastní workflow kolem nich.
Checklist před zapnutím automatiky
- U všech aktivních kontaktů je platný e-mail
- Párování plateb (nebo alespoň ruční označení úhrad) běží – ať neupomínáte zaplacené doklady
- Šablona je zdvořilá, obsahuje číslo faktury, částku, splatnost a číslo účtu / odkaz na PDF
- VIP klienti mají automatiku vypnutou, pokud tak chcete
- Víte, na jakém tarifu jste (u Fakturoidu automatika není ve free tarifu podle nápovědy)
Časté otázky
Musím poslat upomínku, abych mohl jít k soudu?
Soft upomínka z aplikace není totéž co předžalobní výzva podle § 142a OSŘ. Před soudem řešte výzvu k plnění podle aktuálního znění zákona; tento text není právní poradenství.
Kolik upomínek je ještě slušných?
Tři jsou u Fakturoidu i Vyfakturuj strop vestavěné automatiky. iDoklad dovolí až deset – to už působí agresivně, pokud nemáte velmi jasný důvod.
Proč upomínka neodešla?
Nejčastěji: chybí e-mail u kontaktu, u iDokladu není zatržené „Odesílat upomínky“, faktura je označená jako uhrazená, nebo (u iDokladu) jste se dlouho nepřihlásili. U Fakturoidu zkontrolujte tarif.
Můžu upomínat zálohové faktury?
U iDokladu automaticky ne – jen ručně. U ostatních ověřte chování na konkrétním typu dokladu v nápovědě nebo náhledu.
Pomůže QR kód, abych posílal méně upomínek?
Ano nepřímo: méně chyb při platbě znamená méně „zapomenutých“ úhrad. Jak QR zapnout, popisuji v návodu na QR platbu na tomto webu.
Závěr
Automatické upomínky jsou jedna z nejrychlejších výher ve fakturaci: nastavíte je jednou a systém hlídá splatnosti za vás. Fakturoid, iDoklad i Vyfakturuj to umí – liší se tarifem, limitem opakování a tím, jestli běží i bez vašeho přihlášení. Začněte jemným rytmem, hlídejte párování plateb a soft upomínku nesměšujte s předžalobní výzvou.
Chcete-li jít dál do automatizace reportů a notifikací, podívejte se na Make a na kategorii Automatizace. Další praktické texty najdete na blogu.